A parceria da Unesp com a Prefeitura de Marília para a política de gestão documental | Alumni Unesp
Por Ana Carolina Moraes
28 de Fevereiro de 2019
28 de Fevereiro de 2019
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A parceria da Unesp com a Prefeitura de Marília para a política de gestão documental
Projeto desenvolve instrumentos para o arquivo municipal de Marília


As arquivistas da Prefeitura de Marília, Rayssa Gonçalves Colombo (à esquerda), Julya Toffoli Blumer (ao centro), ex-unespianas, e Giovanna Fenili Calabria. (Foto: Assessoria de Imprensa PMM/ Divulgação)


A política nacional de arquivos é regulamentada pela Lei Federal Nº 8.159, de 1991. Ainda assim, são muitas as cidades brasileiras não possuem o arquivo municipal organizado. Marília, no interior de São Paulo, inovou ao buscar ajuda com o curso de Arquivologia da Unesp para atender as especificações da lei.


Desde 2015, a Prefeitura e a Unesp mantêm um convênio para desenvolver uma pesquisa sobre o arquivo municipal. O objetivo é criar ferramentas arquivísticas para organizar os documentos da administração pública. “Sempre entendemos que a Unesp deveria colaborar com a comunidade naquilo que ela tem de expertise. E no nosso caso, as especialidades são justamente políticas arquivísticas e gestão documental. Tudo que as prefeituras precisam e não têm ideia de como resolver”, conta Márcia Pazin, docente do Departamento de Ciências da Informação da Unesp Marília e coordenadora do projeto. 


Pazin comenta que, apesar de o município ter uma Lei Municipal para o Arquivo, foi só em 2018 que o cargo de arquivista foi criado e que houve a contratação das três primeiras profissionais da cidade - duas delas são egressas da Unesp. “Estamos trabalhando diretamente com estas profissionais, o que facilita muito o desenvolvimento dos trabalhos”, pontua a coordenadora.


‘Começando do Zero’

A equipe da Unesp conta com uma mestranda em Ciências da Informação, que desenvolve uma metodologia para identificação arquivística aplicada aos documentos do município de Marília, e mais duas alunas de Arquivologia. Já a equipe da Prefeitura tem quatro funcionárias do Arquivo Municipal - entre elas, duas ex-unespianas.


Julya Toffoli Blumer e Rayssa Gonçalves Colombo ingressaram no curso de Arquivologia em 2010 e 2011, respectivamente. “Por ser o primeiro emprego na área para nós duas, tem sido desafiador começar do zero. Seria muito mais fácil começarmos em um lugar onde tudo funcionasse adequadamente, mas talvez isso não colaborasse para nossa formação e

carreira do mesmo modo que está acontecendo”, pontuam.


Para elas, o maior desafio é identificar toda a documentação existente. “Há documentação antiga espalhada em vários prédios da administração municipal, além daquelas existentes em todos os setores, aguardando identificação, avaliação e, consequentemente, uma destinação”. 


O Arquivo Público Municipal conta atualmente com cerca de 2 milhões de documentos (Foto: Assessoria de Imprensa PMM/ Divulgação)


“A pesquisa de campo é muito demorada e complexa de se realizar”, explica Márcia Pazin, coordenadora do projeto. Por isso, a pesquisa está dividido em três partes. Na primeira fase, o grupo estudou o funcionamento da administração municipal. Desde o final de 2018, elas realizam o diagnóstico sobre a situação dos arquivos do município. É a partir dos resultados deste levantamento que a Prefeitura poderá planejar a implantação definitiva do Arquivo Municipal; e também será possível identificar quais as secretarias com maiores problemas e que deverão ser priorizadas no tratamento dos arquivos. 


A terceira etapa, por fim, começa em abril e visa a elaboração dos Instrumentos de Gestão Documental - o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade - documentos que são obrigatórios por lei. Ainda segundo a professora, por meio destas ferramentas é possível determinar os prazos de cada documento produzido pelo município e, sem ele, nenhum arquivo pode ser eliminado por questões jurídicas.


‘Gestão’

“Temos o único curso de Arquivologia do Estado de São Paulo e a Prefeitura de Marília como uma das organizações de serviços que não possuía profissionais da área”, revela Cássio Luiz Pinto Júnior, secretário municipal da Administração. Ele afirma que o projeto é fundamental para implementar a política de gestão documental no município. E, se antes a Prefeitura contava com profissionais de outras partes do Brasil para atuar no Arquivo Municipal, agora, além de incluir os ex-alunos de Marília, a Prefeitura conta também com o conhecimento e a tecnologia da Unesp para aprimorar o setor. 


Julya Blumer e Rayssa Colombo, arquivistas e egressas da Unesp, contam que a participação no projeto valida o aprendizado adquirido na graduação ao mesmo tempo que propicia novos conhecimentos na área. 


Para elas, a parceria da universidade com a Prefeitura garante o direito de acesso às informações públicas. “É uma grande responsabilidade contribuir com a sociedade para a preservação da memória do município”, finalizam.